Polityka prywatności
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych użytkowników moonpro.pl jest MODRZEJEWSKACADEMY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, al. Jana Pawła II 3D, 80-462 Gdańsk, KRS 0000787311, NIP 5842784223. W sprawach prywatności można kontaktować się przez kontakt@moonpro.pl.
2. Jakie dane i po co przetwarzamy
| Proces | Dane | Cel | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Zamówienia i dostawa | dane identyfikacyjne, kontaktowe, adresowe, dane zamówienia i płatności/statusu | zawarcie i wykonanie umowy; obowiązki prawne; dochodzenie/obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO |
| Konto klienta | imię, e-mail, dane konta, historia zamówień, ustawienia | prowadzenie Konta; bezpieczeństwo; obsługa użytkownika | art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO |
| Konto po zakupie / przypisanie zamówień | e-mail, identyfikator zamówienia, dane konta | realizacja żądanej funkcji konta i uporządkowanie historii zakupów | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Dostęp gościa do zamówienia | e-mail, klucz/link dostępu, dane zamówienia, logi bezpieczeństwa | umożliwienie wglądu w zamówienie i ochrona przed nadużyciami | art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO |
| Płatności | dane transakcji, kwota, status; pełne dane karty co do zasady nie trafiają do MOØN | obsługa płatności, rozliczenia, przeciwdziałanie nadużyciom | art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO; operator płatności działa we własnym zakresie jako administrator |
| Faktury / KSeF / księgowość | dane nabywcy i dokumentu księgowego | obowiązki podatkowe i rachunkowe | art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Zwroty, reklamacje, kontakt | dane kontaktowe, zamówienia, korespondencja, ewentualne zdjęcia produktu | obsługa praw klienta, reklamacji i zapytań; obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO |
| Newsletter e-mail | adres e-mail, historia zgody i jej wycofania, ewentualne preferencje newslettera | wysyłanie Newslettera, informacji o produktach, nowościach, promocjach i ofertach po uzyskaniu wymaganej zgody | art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej |
| Analityka i reklama online | identyfikatory online, dane urządzenia, zdarzenia na stronie | analityka i marketing – wyłącznie po zgodzie, gdy dana technologia tego wymaga | art. 6 ust. 1 lit. a RODO; art. 399 PKE dla cookies/terminala |
| Diagnoza włosów / rekomendacje | odpowiedzi o cechach kosmetycznych włosów i skóry głowy podawane w bieżącej sesji; odpowiedzi nie są zapisywane ani przypisywane do Konta | jednorazowe dopasowanie rekomendacji produktów podczas korzystania z quizu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie funkcji wyraźnie żądanej przez użytkownika, w zakresie w jakim odpowiedzi stanowią dane osobowe |
| Apollo Insider – po uruchomieniu | konto, zakupy, punkty, poziom, opcjonalna data urodzenia | realizacja programu lojalnościowego, naliczanie benefitów i obsługa reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b i f; dla opcjonalnych funkcji – zależnie od konstrukcji programu |
| Subskrypcja – po uruchomieniu | dane konta, harmonogram, zamówienia, token/identyfikator instrumentu płatniczego | realizacja dostaw cyklicznych i obciążeń | art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO |
| Program partnerski | dane partnera, kod, wyniki sprzedażowe, rozliczenia, dokumenty księgowe | wykonanie i rozliczenie współpracy, obowiązki podatkowe/księgowe, obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO |
| Lookbook / wizerunek | zdjęcia, nagrania, dane identyfikacyjne powiązane ze zgodą | publikacja wizerunku w uzgodnionych kanałach | art. 6 ust. 1 lit. a RODO + odrębna zgoda na rozpowszechnianie wizerunku |
| Bezpieczeństwo i logi | adres IP/identyfikatory, logi serwera i aplikacji | zapewnienie bezpieczeństwa, wykrywanie nadużyć, dowodzenie zdarzeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
3. Diagnoza włosów – brak zapisywania odpowiedzi
Diagnoza włosów służy wyłącznie do bieżącego doboru produktu. Odpowiedzi są wykorzystywane podczas danej sesji w celu wygenerowania rekomendacji, nie są zapisywane w bazie, nie są przypisywane do Konta klienta i nie tworzymy historii diagnoz. Quiz jest przeznaczony do informacji o cechach kosmetycznych włosów i skóry głowy; nie prosimy o podawanie informacji o chorobach, diagnozach ani leczeniu. Jeżeli zakres quizu zostanie w przyszłości rozszerzony o dane dotyczące zdrowia, przed taką zmianą zostanie przeprowadzona odrębna analiza podstawy prawnej i obowiązków RODO.
4. Odbiorcy danych i dostawcy
- dostawcy hostingu i infrastruktury IT, w szczególności SeoHost – w zakresie, w jakim działają na polecenie MOØN jako podmioty przetwarzające;
- system obsługi zamówień i integracji, w szczególności BaseLinker/Base.com – zgodnie z umową powierzenia;
- operator płatności Przelewy24 / PayPro S.A. – w zakresie usług płatniczych jako odrębny administrator danych płatnika;
- operator integracji logistycznej Furgonetka.pl oraz przewoźnicy/punkty odbioru: DPD, Pocztex, Orlen Paczka i InPost – role prawne zależą od konkretnej usługi i umowy, a dane są przekazywane w zakresie niezbędnym do dostawy;
- dostawcy usług księgowych, fakturowania i KSeF – w zakresie niezbędnym do rozliczeń;
- dostawcy poczty, komunikacji, wsparcia technicznego i bezpieczeństwa;
- po wyrażeniu odpowiednich zgód – dostawcy analityki i reklamy, np. Google, zgodnie z aktywną konfiguracją sklepu.
- organy publiczne lub inne uprawnione podmioty, gdy obowiązek ujawnienia wynika z prawa.
5. Przekazywanie danych poza EOG
Niektóre usługi technologiczne mogą wiązać się z dostępem do danych lub ich przekazywaniem poza Europejski Obszar Gospodarczy. W takim przypadku stosowane są mechanizmy przewidziane w RODO odpowiednie do konkretnego dostawcy i transferu, np. decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, EU-US Data Privacy Framework dla uprawnionych odbiorców albo standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi zabezpieczeniami. Aktualne informacje powinny odpowiadać rzeczywistej konfiguracji dostawców.
6. Jak długo przechowujemy dane
| Kategoria | Retencja |
|---|---|
| Zamówienia / umowy | przez okres wykonywania umowy, a następnie przez okres wymagany dla rozliczeń, obowiązków podatkowych i rachunkowych oraz do czasu przedawnienia istotnych roszczeń. |
| Konto | do usunięcia Konta; dane transakcyjne zachowujemy niezależnie, jeśli wymagają tego przepisy lub obrona roszczeń. |
| Marketing | do wycofania zgody lub zakończenia danego kanału marketingowego; dowód zgody i jej wycofania może być przechowywany dłużej w celu rozliczalności i obrony roszczeń. |
| Cookies/analityka | zgodnie z okresem działania konkretnego identyfikatora oraz ustawieniami wskazanymi w panelu cookies; zgoda do jej wycofania/wygaśnięcia zgodnie z konfiguracją CMP. |
| Partnerzy | przez czas współpracy, a następnie przez okres rozliczeń, podatków i przedawnienia roszczeń. |
| Wizerunek | przez okres obowiązywania zgody/zezwolenia i przez czas potrzebny do udokumentowania legalności wcześniejszego wykorzystania. |
| Logi | co do zasady do 12 miesięcy od zarejestrowania zdarzenia; dłużej tylko, jeżeli jest to niezbędne do wyjaśnienia incydentu, przeciwdziałania nadużyciom, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wykonania obowiązku prawnego. |
| Diagnoza włosów | odpowiedzi nie są trwale przechowywane; są wykorzystywane wyłącznie w bieżącej sesji do wygenerowania rekomendacji produktu. |
7. Prawa osób
- prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- prawo sprostowania danych;
- prawo usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem;
- prawo ograniczenia przetwarzania;
- prawo przenoszenia danych – gdy spełnione są przesłanki;
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym bezpośredniego marketingu;
- prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania;
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Żądania można kierować na kontakt@moonpro.pl.
8. Profilowanie i automatyzacja
MOØN może wykorzystywać dane zakupowe, zachowania na stronie lub dane programu lojalnościowego – jeżeli dany moduł jest aktywny i istnieje odpowiednia podstawa prawna – do segmentacji i rekomendacji. W diagnozie włosów rekomendacja jest generowana wyłącznie na podstawie odpowiedzi z bieżącej sesji, bez zapisywania odpowiedzi i bez tworzenia historii diagnoz. Takie działania nie powodują decyzji wywołujących wobec użytkownika skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na niego wpływających. Reklama oparta na zachowaniu jest uruchamiana zgodnie z udzielonymi zgodami cookies/marketingowymi.
9. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe, aktualizacje, rejestrowanie zdarzeń i zarządzanie uprawnieniami. Unikalny link dostępu do zamówienia jest traktowany jak sekret uwierzytelniający; użytkownik nie powinien go udostępniać. Ze względów bezpieczeństwa MOØN może unieważnić link i wygenerować nowy, a dla wybranych operacji zastosować dodatkową weryfikację.
10. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana w razie zmian prawa, dostawców lub funkcjonalności. Aktualna wersja jest publikowana w Sklepie z oznaczeniem daty obowiązywania.